CASE

Tjänster som styrs av behov – även i extraordinära tider

ISS har anpassat sina tjänster på ett smidigt sätt så att de möter behoven i en ny situation där 90 % av Outotecs anställda nu arbetar på distans. Luncher kan numer levereras från personalmatsalen direkt till medarbetares hem, en del kontorslokaler har stängts för att minska energiförbrukningen, och rengöringen av lokaler som håller öppet har intensifierats.

FI case - Jouni Mäkinen Outotec 2

Covid-19

agilt svar

90

%

distansarbete

60

%

minskad kontorsyta

Samarbetet mellan Outotec och ISS, som har pågått i över tio år, har kommit till en punkt där Erkko Malinen, Director of Facility & Premises Services på Outotec, och Anssi Kuosmanen, Account Director på ISS, inte längre behöver ha formella möten. Istället möts de över en kopp kaffe på Outotecs kontor i Esbo, där Anssi ofta arbetar.  

“Antalet formella möten har minskat avsevärt eftersom vi ofta ses spontant under arbetsveckan, plus att vi har daglig kontakt utöver det,” förklarar Erkko.  

Trots de ovanliga omständigheter vi upplever i världen just nu har den dagliga kontakten mer eller mindre fortsatt som vanligt. Tjänsterna har anpassats till Outotecs nuvarande behov och båda företagen står redo att reagera snabbt utifrån hur situationen utvecklas.  

“Det var verkligen beundransvärt hur smidigt ISS kunde anpassa tjänsterna i dessa speciella tider”, säger Erkko.

"Vårt otroligt smidiga samarbete med ISS gör att vi är väl förberedda för förändringar."

Erkko Malinen, Director of Facility & Premises Services på Outotec
En smakrik upplevelse 

Outotec och ISS har samarbetat under många år. De två företagen har haft ett direkt samarbete sedan 2010, innan dess köpte Outotec ISS tjänster indirekt, genom Outokumpu. Samarbetet utökades gradvis och numera tillhandahåller ISS tjänster på kontoren i Villmanstrand, Esbo och Outokumpu. Tjänsterna innefattar receptionstjänst, städning, underhåll och ombyggnation, som benämns av Erkko och Anssi som "handyman services".  

“Ett av de senaste tillskotten är energy management, som har införts på vissa av våra anläggningar,” säger Anssi.  

Förutom energy management har ett annan tillskott till tjänsteutbudet varit restaurangservice på Esbokontoret.  

“Vi byggde om tillsammans och öppnade slutligen restaurangen under 2020. Restaurangen utgör en väsentlig del av kundupplevelsen, där vi får vara en del av kundens liv varje dag – en lunch i taget", säger Anssi.  

“Det utgör också en välsmakande del av kundupplevelsen. Kontoret ligger mittemot köpcentret Iso Omena, ett tufft läge där många aktörer konkurrerar med restaurangen. Feedbacken har dock varit övervägande positiv, och vi fick toppresultat i vår undersökning om kundnöjdhet", tillägger Erkko.  

Restaurangen har även självbetjäning, så att medarbetarna kan köpa något att äta eller dricka när som helst på dygnet.  

“Självbetjäningen i restaurangen är bara öppen för personalen och har fungerat bra eftersom den adderar flexibilitet till medarbetarnas vardag,” förklarar Anssi.  
FI case - Soili Sandberg Outotec 1
FI case - Irmeli Salminen Outotec 1
Leverans av luncher till hemmakontoret  

När övergången till de nuvarande exceptionella omständigheterna trädde i kraft agerade våra restaurangen direkt och kunde genom det säkerställde en stabil livsmedelsförsörjningen. Tjänsten utgick till en början från en bufféuppställning till portionerade måltider- välplanerat för att undvika kontakt. När nästan 90% av alla som som jobbade på kontoret övergick till distansarbete så utvecklade. Restaurant Director Osku Toivanen på ISS, en service vilken hjälper Outotec's medarbetare att beställa luncher direkt hem till dörren. 

“Vi levererar runt 50 luncher hem till Outotec medarbetare varje dag,” förklarar Anssi.  

“Vi blev mycket förvånade över att se hur väl övergången till distansarbete har gått för de flesta medarbetare. Vi har lånat ut skrivbordsstolar och bildskärmar till de anställda så att de kan arbeta bra och ergonomiskt från sitt hemkontor. Hemleverans av luncher bidrar även det till en smidigare bättre fungerande vardag," berättar Erkko.  

Skalbarheten är en stor tillgång 

Utöver innovativa lösningarna inom restaurangtjänster så har våra städtjänster intensifierats och mottagningstjänsterna hanteras därmed med färre personal. Eftersom det finns färre anställda på plats än normalt så har en del av kontorsytorna stängts ner helt. 

“Vi har stängt ner 60% av våra kontorsytor, vilket har minskat fastighetens energiförbrukning avsevärt,” säger Erkko.  

“Eftersom detta frigör mer tid har vi omorganiserat vårt arbete och genomför för närvarande uppgifter som i vanliga fall skulle ha genomförts till sommaren, till exempel rengöring av fönster. Medan graden av fastighetsanvändning har sjunkit så måste fastigheterna fortfarande tas om hand och anläggningarna hållas rena och säkra, förklarar Anssi.  

För Erkko, har skalbarheten av den övergripande serviceenheten varit viktigare än någonsin förr, för att kunna anpassa efter de förändrade behoven. När situationen börjar återgå till det normala igen måste man se över tjänstenheten och bestämma vad som behövs. Anssi och Erkko har börjat överväga möjligheten att distansarbete kommer att bli en permanent del av normalt kontorsarbete framöver.  

“Only time will tell. Vårt underbart smidiga samarbete med ISS säkerställer att vi är väl förberedda för alla förändringar som kan tänkas komma, sammanfattar Erkko.  

Håll dig uppdaterad

Anmäl dig och få de senaste nyheterna från ISS. Du kan säga upp prenumerationen när du vill.

Prenumerera här

Berättelser om människor, platser och vår planet

PEOPLE MAKE PLACES

Över 60 000 kunder i fler än 30 länder.