SPEAK UP

Ansvarsfulla affärsmetoder och Speak Up

ISS har förbundit sig att tillämpa etiska och ansvarsfulla affärsmetoder. Denna förpliktelse är djupt integrerad i våra värderingar (ärlighet, entreprenörskap, ansvar och kvalitet) och stöds av vår uppförandekod.

Speack up_Graded

Speak Up-policy

ISS har antagit en Speak Up-policy och ett rapporteringssystem som gör det möjligt för anställda, affärspartners och andra intressenter att rapportera missförhållanden på ett konfidentiellt sätt.

Om du är anställd, kund, affärspartner eller annan intressent och tror att överträdelser mot ISS uppförandekod, våra policyer eller tillämpliga lagar och förordningar har inträffat uppmuntrar vi dig att berätta och rapportera detta. Genom att rapportera agerar du enligt vår uppförandekod och våra värderingar och bidrar till att skydda vår verksamhet och vårt rykte.

Det finns flera sätt att rapportera missförhållanden. Beroende på ärendets natur och allvarlighetsgrad uppmuntrar vi dig att att höja rösten och ta upp frågan med din arbetsledare eller chef, den lokala People & Culture-avdelningen, det lokala juridiska ombudet eller din lokala CFO (finansdirektör).


Ett annat sätt att rapportera är via vårt Speak Up-system som tillhandahålls av en oberoende tredjepartsaktör. Speak Up-systemet nås via ISS webbplats på ditt lokala språk eller via ISS-koncernens gemensamma webbplats. Speak Up-systemet finns tillgängligt på 21 språk dygnet runt, året om, för både ISS-anställda och tredje part. Vi uppmuntrar dig att identifiera dig själv, men du kan också rapportera ärendet anonymt. Ärenden kan också rapporteras via telefon via lokala telefonnummer som finns nedan.

Genom rapporteringen kan allvarliga och känsliga frågor lyftas till koncernens internrevision som bedömer om din anmälan möter kraven för hantering i enlighet med Speak Up-policyn. Den rapporteras därefter till vår Business Integrity Committee.

Vi stöttar ärlig och öppen kommunikation och uppmuntrar till frågor och rapportering. Om du rapporterar ett ärende i god tro baserat på din egen personliga kunskap skyddas du, eftersom vi inte tolerarar någon form av diskriminering eller repressalier mot våra anställda eller tredjepartsaktörer för att de valt att berätta. Om du anser att du blivit föremål för repressalier ska du rapportera detta som en misstänkt överträdelse.

Så här fungerar det

"Speak Up"-kanalen är till för att rapportera allvarliga och känsliga missförhållanden som kan ha en negativ påverkan på ISS verksamhet och affärer, och som på grund av dess natur inte kan rapporteras via normala rapporteringssystem.

ISS garanterar att alla ärenden behandlas på ett seriöst och korrekt sätt. All kommunikation kommer att ske anonymt och konfidentiellt, såvida du inte tydligt instruerar om annat. Varje rapport tas emot av Head of Group Internal Audit.

Vi rekommenderar att du identifierar dig och förklarar ditt ärende i detalj för att underlätta utredningen. Du kan räkna med uppföljningsfrågor. I vissa fall kanske utredningen inte kan genomföras om inte informationskällan kan identifieras. För att hjälpa ISS att genomföra en grundlig undersökning av en rapport, ber vi dig att bidra med så mycket information som möjligt. ISS kommer att behandla alla frågor och ärenden under Speak Up-policyn konfidentiellt. Undantag från detta kan göras om det är nödvändigt för att kunna genomföra en fullständig och rättvis utredning. Vi kommer att skydda rapportörens konfidentialitet på ett lämpligt sätt.

Du kan få hjälp i att fastställa om ditt ärende är lokalt eller koncernrelaterat genom att läsa igenom Speak Up-policyn.

Rapportera missförhållanden på arbetsplatsen 

 - ISS arbetar på siter världen över. Ärenden avseende medarbetare som gör fel eller beter sig felaktigt i förhållande till våra värderingar och vår uppförandekod måste tas upp med aktuell chef eller avdelning på ISS.
 
- Ärenden som kan leda till allvarlig skada eller dödsfall, våldsamt eller diskriminerande beteende, inklusive sexuella trakasserier på arbetsplatsen, eller brott mot mänskliga rättigheter betraktas som allvarliga eller känsliga ärenden. Dessa kan rapporteras globalt under Speak Up-policyn, om du inte kunnat ta upp det med chefen på ISS eller avdelningen för People & Culture. 

Rapportera stöld och missbruk av företagets eller kundens tillgångar 

- Stöld eller missbruk av ISS eller en kunds tillgångar, utfört av en medarbetare eller chef på ISS, ska tas upp med närmaste chef eller den juridiska avdelningen. Om du inte kan ta upp frågan med närmaste chef eller juridisk avdelning ska du informera finansdirektören (CFO). 

- I de fall där du inte kan ta upp stöld eller missbruk med ledningen i din lokala ISS-organisation, kan du överväga att rapportera incidenten enligt Speak Up-policyn. 

Rapportera bedrägeri 

ISS har en nolltoleranspolicy mot medarbetare och/eller affärspartners som begår bedrägeri. Bedrägeri är ett avsiktiligt agerande för att säkra orättvis eller olaglig vinning. Bedrägeri kan ta sig många olika former på samtliga nivåer i en organisation. Några exempel presenteras här nedanför, men är inte på något sätt en uttömmande lista över eventuella bedrägerier i vår verksamhet. 

- Ett exempel är förfalskning av tids- och närvarouppgifter eller lönenivåer, som kan leda till utbetalning av alltför hög lön till den som tar emot betalningen. Om du märker av denna typ av bedrägeri på arbetsplatsen ska du normalt sett kontakta löneavdelningen. 

- Bedrägeri kan även inträffa i de fall där leverantörer eller underleverantörer samarbetar med chefer på ISS, för att ta ut ett överpris på levererade varor eller tjänster. Om du upptäcker samarbete mellan leverantörer eller underleverantörer ska du normalt sett kontakta den juridiska avdelningen eller finansdirektören (CFO). 

Rapportera lagbrott 

- ISS strävar efter att vara en lagenlig företagsmedborgare i alla länder där vi har närvaro, och vi bedriver vår verksamhet i enlighet med internationella samt lokala lagar och regler. ISS har tagit fram interna policyer för att garantera efterlevnad av antikorruption- och konkurrenslagstiftning. 

- Överträdelser mot antikorruption- och konkurrenslagstiftning anses vara allvarliga och känsliga ärenden, som kan rapporteras enligt Speak Up-policyn.

Vi har upprättat ledningsrutiner för att säkerställa att all information, inklusive kontaktinformation, som du förser oss med via Speak Up-verktyget behandlas med strikt sekretess. Du kan även fråga om en pågående utrednings status.   

- Observera att det kan finnas juridiska begränsningar för vad du får rapportera anonymt inom det området du rapporterar. Dessutom regleras Speak Up-policyn under dansk dataskyddslagstiftning, vilket innebär att ISS måste avvisa och radera rapportering som inte är allvarlig eller känslig av sin natur. Din anmälan kan därför avvisas under Speak Up-policyn på grund av att den inte adresserats i rätt kanal.   

- I undantagsfall, där det är troligt att ovanstående förfarande skulle störa utredningen, kan Business Integrity Committee godkänna att vi avviker från de procedurer som beskrivs ovan. Vi kommer dock inte att röja din identitet eller kontaktinformation om du inte har gett oss ditt uttryckliga tillstånd i förväg. 

Överblick över processen:

1. Rapportering: Rapporter som skickas in via vårt Speak Up-system överförs via en säker och krypterad kommunikationskanal till koncernens internrevision.

2. Bedömning: Koncernens internrevision bedömer om din anmälan möter kraven för att processas i enlighet med Speak Up-policyn. Därefter rapporteras den  till vår Business Integrity Committee.

3. Åtgärd: Utredning, åtgärder och feedback till användaren.

Rapportera ett missförhållande online eller via telefon – genom att spela in ditt meddelande och dina kontaktuppgifter.

Onlineverktyg för rapportering

Rapportering via telefon:

Australia +(61) 384004587 
Brazil +(55) 2135000242 
Chile +(56) 225708734 
China +(86) 1053875779
Denmark +(45) 38176348
Finland +(358) 942450434 
France +(33) 182889360
Indonesia +(62) 8033218106
India +(91) 0008000501320
Mexico +(52) 5511689935 
Netherlands +(31) 208081296 
Norway +(47) 23962607 
Spain +(34) 911233031 
Sweden +(46) 638800915 
Switzerland +(41) 435086912 
Switzerland Fr +(41) 435084660 
Switzerland It +(41) 435084643 
Turkey +(90) 2129001873
United Kingdom +(44) 02035144260 
USA +(1) 6467129310

PEOPLE MAKE PLACES

Över 59 000 kunder i över 30 länder