Visselblåsning - Speak Up

Reglerna gäller för alla på ISS, oavsett vilken del av företaget man jobbar på. De hjälper oss att förstå hur vi ska bete oss på ett schysst och ansvarsfullt sätt, i linje med våra värderingar. De ger också vägledning i hur vi förväntas uppföra oss gentemot kollegor, kunder, affärspartners och andra som har med ISS att göra.

För att vara säkra på att alla följer reglerna och för att styra företaget på ett bra sätt har ISS skapat ett antal efterlevnadspolicyer och standarder. Du kan kika på några av dem här.

Vi på ISS värdesätter affärsintegritet, och det är något vi inte kompromissar med. Vi har förbundit oss att bedriva vår verksamhet i enlighet med lagar och höga etiska standarder. För att säkerställa detta har vi infört en Speak Up-policy och ett rapporteringssystem.

Vår Speak Up-policy ger anställda, affärspartners och andra intressenter möjlighet att rapportera missförhållanden på ett säkert och konfidentiellt sätt. Oavsett om du är anställd, kund, affärspartner eller annan intressent, uppmanar vi dig att berätta om du tror att det har förekommit överträdelser mot vår uppförandekod, våra policyer eller tillämpliga lagar och förordningar.

Genom att rapportera agerar du i linje med våra värderingar och bidrar till att skydda vår verksamhet och vårt rykte. Det finns flera sätt att rapportera oegentligheter. Endast allvarliga oegentligheter ska rapporteras inom ramen för vår Speak Up Policy (se exempel nedan vad som utgör ett Speak-up ärende). Om det inte är ett missförhållande (som ryms inom ramen för för vår Speak Up Policy) ska du rapportera oegentligheter till din arbetsledare, eller din närmsta chef, den lokala chefen för People & Culture-avdelningen, lokala juristavdelningen eller din lokala CFO (ekonomichef). Om du känner dig otrygg att rapportera till någon av dessa, med anledning av ärendets karaktär, ska du först då rapportera i vårt Speak-Up system.

Om du vill rapportera ett missförhållande uppmanar vi dig att använda vårt anonyma och konfidentiella rapporteringssystem, Speak Up. Du kan rapportera både lokalt och centralt på ISS genom att välja antingen lokal rapportering eller central rapportering genom att använda länkarna ovan. För att underlätta vår utredning rekommenderar vi att du identifierar dig och förklarar ditt ärende i detalj.

Speak Up är till för att rapportera ärenden som gäller allvarliga och känsliga missförhållanden som kan påverka ISS verksamhet och affärer negativt och därför inte kan rapporteras via andra rapporteringssystem.

Din kommunikation kommer att hantera på ett seriöst och korrekt sätt. Varje rapport som rapporteras centralt kommer tas emot av Head of Group Internal Audit, och vi kommer att bevara din anonymitet. Anmälan om missförhållanden som rapporteras via de lokala rapporteringskanalerna kommer hanteras lokalt och din rapport kommer att hanteras konfidentiellt.

Vi rekommenderar att du identifierar dig och förklarar ditt ärende i detalj för att underlätta utredningen. För att underlätta en grundlig utredning ber vi dig att bidra med så mycket information som möjligt. Vi kan behöva följa upp med frågor, och i vissa fall kan utredningen kräva identifiering av informationskällan.

Undantag från konfidentialitet kan göras om det är nödvändigt för en rättvis utredning. Vi strävar efter att skydda din konfidentialitet på ett lämpligt sätt.

Behöver du hjälp med att fastställa om ditt ärende är lokalt eller koncernrelaterat? Läs igenom vår Speak Up-policy för vägledning.

• Anställningsvillkor och lokala arbetsplatsfrågor.
• Konflikter med kollegor och chefer.
• Disciplinära åtgärder.
• Frågor om lön och förmåner.
  

Dessa typer av ärenden rapporteras till din lokala chef eller den lokala chefen för People & Culture. Om du inte känner dig bekväm med det eller om ärendet inte blir löst, kan du använda Speak Up-system i stället.

Så går utredningsprocessen till

• Anmälan som rapporteras via Speak-Up systemet eller via den bemannade telefonlinjen kommer att granskas av en extern advokatbyrå för att undvika intressekonflikter.
• Anmälan som rapporteras via centrala rapporteringskanalen skickas till koncernens internrevision. Rapport som rapporteras via den lokala rapporteringskanalen kommer att hanteras lokalt.
• Utredning och åtgärder kommer att vidtas vid överträdelser.
• Vi återkopplar till dig hur ditt ärende har behandlats.

Rapportera tryggt med ISS Speak Up

ISS följer lagar och regler och inskränker inte dina möjligheter att, exempelvis inom ramen för visserblåsarlagen, inhämta eller lämna allvarliga missförhållanden i verksamheten. ISS skyddar dig från diskriminering och repressalier så länge du rapporterar ett missförhållande till ISS i god tro. 

Repressalier innefattar alla handlingar som kan orsaka skada för den som anmäler. Om du anser att du har utsatts för repressalier efter din anmälan, uppmanar vi dig att omedelbart rapportera detta till chefen för koncernens internrevision eller i Speak Up-systemet.

Alternativa rapporteringsmöjligheter: rapportering till myndigheter

Om du befinner dig inom EU har du möjlighet att rapportera missförhållanden i externa kanaler etablerade av svenska myndigheter och/eller institutioner, myndigheter eller organ etablerade av EU.

Du rekommenderas att i första hand rapportera problem till ISS.

För information om behöriga lokala myndigheter med externa kanaler i Sverige och deras ansvarsområden, se aktuell version av Förordning (2021:949) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden. Förordningen och dess bilaga är tillgänglig via Riksdagens hemsida, www.riksdagen.se.

Du rekommenderas att i första hand rapportera missförhållanden till ISS i våra rapporteringskanaler.

Personuppgifter

All insamling, behandling och eventuell tillgängliggörande av personuppgifter via Speak Up följer tillämpliga dataskyddslagar, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning.