ISS globala integritetspolicy

Med personuppgifter avses all information som relateras till en identifierad eller identifierbar fysisk person ("registrerad") som ditt namn, adress, telefonnummer och e-postadress. 

Särskilda kategorier av personuppgifter används för att beskriva en del personuppgifter som anses känsligare och kan innehålla information som etniskt ursprung, religion, sexuell läggning, hälsostatus och medlemskap i fackförening. 

Vi samlar personuppgifter gällande våra anställda, potentiellt anställda (d.v.s. jobbkandidater, jobbsökande), kunder, leverantörer, kunders och leverantörers representanter, investerare/aktieägare , övriga intressenter och användare av våra webbplatser. Gällande insamling av personuppgifter i vårt visselblåsarsystem ("Speak-Up System"), se särskilt avsnitt 3 i denna integritetspolicy. 

De personuppgifter som vi kan be dig att tillhandahålla innefattar, men är inte avgränsade till, kontaktinformation (såsom namn, adress, telefonnummer och e-postadress), affärsrelaterad information, foton, videor och identifikationsdokument.  

Vi samlar in dina personuppgifter i följande syften:

- Talent management (t.ex. för att identifiera potentiella kandidater, rekrytera och utveckla medarbetare etc.)
- Administration (t.ex. personaladministration, upprätthållande av aktieägarregister etc.)
- Kommunikation (t.ex. med investerare/aktieägare, nuvarande och potentiella kunder, andra intressenter etc.)

- Förståelse för kommunikationspreferenser (t.ex. i vårt tillvägagångssätt att arbeta med kundengagemang använder vi en metod som är utformad för att få insikt i kommunikationspreferenser. Genom att förstå dessa preferenser strävar vi efter att säkerställa att våra interaktioner och svar är anpassade för att skapa en tydlig, effektiv och ömsesidigt fördelaktig kommunikation med våra kunder och potentiella kunder)

- Tillhandahållande av våra tjänster (t.ex. för att underlätta transaktioner; analysera och optimera verksamheten; marknadsföra våra erbjudanden; hantera klagomål, hantera avtalsrelationer, etc.)

- Inköp av tjänster och produkter (t.ex. för att underlätta transaktioner; analysera marknader; analysera och optimera vår leveranskedja, hantera avtalsrelationer, etc.)

- Bevakning av användningen av våra system och webbplatser (t.ex. för att säkerställa säker och korrekt användning, för att analysera och personalisera användarupplevelsen, etc.)

Vår hantering av dina personuppgifter för ovannämnda ändamål grundar sig i vårt legitima intresse, och inkluderar, utan begränsning, vårt legitima intresse att locka, välja och hantera anställda; tillhandahålla trovärdig och relevant kommunikation och utveckla vår verksamhet. Vi kan även hantera dina personuppgifter för att uppfylla lagstadgade och regulatoriska krav. I vissa situationer kan vi även behandla dina personuppgifter baserat på ditt samtycke.  
Vi förbehåller oss rätten att eventuellt undanhålla information eller tjänster i de fall vi inte kan identifiera dig utifrån den tillhandahållna informationen. Även om det är din rättighet att inte tillhandahålla oss med efterfrågad information kan detta begränsa vår förmåga att hjälpa dig eller tillgodose din begäran.

I enlighet med ISS värderingar och Uppförandekod är ISS affärsintegritet inte förhandlingsbar. Vi är engagerade i att bedriva vår verksamhet i enlighet med gällande lagstiftning och högsta etiska standard. Av den anledningen har vi upprättat ett visselblåsarsystem som heter "Speak Up system", där vi också kan hantera dina personuppgifter. Se vår Speak Up-policy viaLÄNK för mer information om sådan hantering av dina personuppgifter, vilken inkluderar, utan begränsning, information om typ av personuppgifter som hanteras, ändamål för hantering, registrerade rättigheter, etc.  

Vi samlar vanligtvis in personuppgifter direkt från dig (såvida du inte ger ditt samtycke för att vi ska kunna motta sådan information från tredje part). Vi samlar in de personuppgifter du ger oss via användning av vår webbplats, sociala medier, under telefonsamtal med våra representanter, när vi levererar och administrerar tjänster till dig, och på blanketter eller övrig korrespondens som du har fyllt i. 

Om vi får personuppgifter om dig som vi inte har begärt, och som inte är relevanta för vår hantering i fråga, kommer vi att radera eller permanent anonymisera dessa uppgifter, såvida inte annat krävs enligt lag. 

När du besöker vår webbplats och samtycker till användandet av cookies, sparas en cookie på din enhet. Det är en liten bit information som lagras på din hårddisk, och som berättar för oss att din enhet har besökt vår webbplats. Cookien kan inte identifiera dig direkt. Om du inte vill att vi ska använda cookies kan du ställa in din webbläsare att avvisa dessa. Om du samtycker till vår användning av cookies på vår webbplats hanterar vi din personliga information utifrån hur du använder vår webbplats, och vi använder cookies för att samla in uppgifter från vår webbplats för ändamålet och baserat på vårt legitima intresse att hjälpa oss förstå vilka av våra sidor som är populärast och vid vilka tidpunkter det är högst trafik, samt övrig information om IP-adresser (Internet Protocol), hänvisande webbplatser, aktivitetsloggar för applikationer och fel som hjälper oss att förbättra innehåll och bidrar till enklare navigering på vår webbplats. 

ISS använder Google Analytics eller liknande verktyg för att hitta information gällande trender i våra användares interaktion med vår webbplats, för administration av system och för att identifiera problem och förbättra webbplatsen. Google Analytics använder förstapartscookies för att rapportera om besökares interaktioner. Dessa cookies används för att lagra information, som t.ex. vid vilken tidpunkt det nuvarande besöket inträffade, om besökaren tidigare har besökt sidan, och vilken sida som hänvisade besökaren till webbplatsen. För mer information om Google Analytics, och för länkar till Googles sekretesspolicy och verktyg för att välja bort vissa tillval (opt-out) för Google Analytics, gå till https://support.google.com/analytics och granska Avsnittet om sekretess och användarvillkor.  

Inga cookies som kontrolleras av ISS kommer att sparas på din enhet såvida du inte samtycker till detta. Ett undantag från denna regel är cookies som behövs för webbplatsens grundläggande funktionalitet. Du kan välja en inställning i webbläsaren som tillåter lagring av cookies utifrån samtycke. Om du enbart vill tillåta cookies från ISS, men inte cookies från våra tjänsteleverantörer och partners, kan du välja inställningen "Blockera cookies från tredje part" i din webbläsare. Vanligtvis kan du avvisa nya cookies och inaktivera redan mottagna cookies via hjälpfunktionen i menylistan i webbläsaren. Detaljerade instruktioner om hur man tar bort cookies hittar du här: 

Deleting cookies in Internet Explorer
Deleting cookies in Google Chrome
Deleting cookies in Safari
Deleting cookies in Mozilla Firefox

Vår webbplats kan innehålla länkar till tredje parts webbplats. Observera att villkoren i ISS Globala integritetspolicy inte gäller externa webbplatser. Om du vill veta hur en tredje part hanterar dina personuppgifter måste du kontakta sådan tredje part och läsa till deras integritetspolicy.  

Vi kan dela med oss av dina personuppgifter, för något av ändamålen som nämnts i avsnitt 2 ovan, till tredje parter. Sådana tredje parter innefattar: Andra företag, agenter, externa rådgivare, våra externa tjänsteleverantörer och entreprenörer (till exempel en e-postleverantör, kommersiell agent eller supporttjänster), myndigheter inklusive brottsbekämpande organ, tillsynsorgan och tvistlösningsorgan (eller annat organ där det är nödvändigt att lämna ut uppgifter enligt lag eller domstolsbeslut) och någon annan person eller entitet som godkänts av dig. 

När vi lämnar ut dina personuppgifter till en tredje part som hanterar personuppgifter för vår räkning vidtar vi alla rimliga åtgärder för att se till att sådana tredje parter tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder och är bundna av sekretess och lag avseende skyddet av dina personuppgifter. Eventuellt överföring av dina personuppgifter sker i enlighet med lagkrav. Detta innebär att sådan hantering skyddas av personuppgiftsbiträdesavtal (när så är nödvändigt) för att säkerställa att personuppgifter inte hanteras för andra ändamål än de som tydligt anges, och för att se till att våra tredje parter upprätthåller adekvata säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter.

Vi kommer inte att lämna ut dina personuppgifter till tredjepartsorganisationer belägna utanför landet där vi har tagit emot din information (i förekommande fall) utan ditt tidigare skriftliga medgivande, förutom enligt vad som anges nedan eller där överföring på annat sätt är godkänt eller krävs enligt lag eller domstolsbeslut. 

Vi kan komma att överföra dina personuppgifter inom ISS-gruppen och till våra verksamheter eller entreprenörer utanför EU/EEA. En sådan överföring ändrar dock inte vårt åtagande att skydda dina personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy. 

Om dina personuppgifter överförs utanför EU/EEA, säkerställer ISS en adekvat säkerhetsnivå genom att överföra dessa till länder godkända av EU-kommissionen för att ha en adekvat skyddsnivå, eller genom att ingå ett lämpligt utarbetat kontrakt mellan ISS och den enhet utanför EU/EEA som tar emot personuppgifterna. 

ISS kan använda dina personuppgifter för att ge dig information om våra tjänster och produkter, eller som tillhandahålls av tredje parter, som bedöms vara relevant för dig. Med ditt specifika samtycke kan vi ge dina personuppgifter till sådana tredje part-organisationer för särskilda marknadsföringsändamål.

Utifrån hur vår affärsrelation ser ut kanske vi vill använda dig som referens när vi marknadsför vår verksamhet till andra. I sådana fall kommer vi att be om ditt specifika samtycke och endast lämna ut personuppgifter i den utsträckning som vi har ditt samtycke.

Du kan när som helst be oss att inte kontakta dig om produkter eller tjänster och att inte lämna ut dina personuppgifter till andra för detta ändamål genom att kontakta oss, , eller, om möjligt, genom att klicka på knappen "avsluta prenumeration" i våra e-postmeddelanden.

Vi lagrar dina personuppgifter fysiskt på papper och/ eller på elektroniska filer eller i elektroniska register. Vi har infört de skyddsåtgärder som krävs enligt lag för att skydda de personuppgifter vi innehar mot missbruk, störning, förlust mot otillåten åtkomst, ändring eller otillåtet röjande. ISS använder flera tekniska säkerhetsåtgärder. Detta inbegriper en rad olika system och kommunikationsrelaterade säkerhetsåtgärder liksom säker förvaring av pappersdokument och användning av kryptering. Tillgången till dina personuppgifter kommer också att begränsas till dem behöver ha åtkomst för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Vi sparar bara dina personuppgifter så länge som krävs för ändamålet för vilket vi behandlar dina personuppgifter, och i enlighet med vår koncernstandard gällande lagring och radering. 

Om du är anställd på ISS kommer vi att spara dina personuppgifter under en period av upp till  två (2) år efter avslutad anställning, eller för en längre period om så krävs ienlighet med gällande lokal lagstiftning. 
Om du är arbetssökande kommer vi att spara dina personuppgifter för framtida rekryteringar i enlighet med ditt samtycke. Vid eventuell dispyt, relaterad till rekryteringsprocessen, kan dina personuppgifter sparas i upp till sex (6) månader efter slutförandet av rekryteringsprocessen. 

Om du är investerare eller aktieägare kommer vi att spara dina personuppgifter så länge som du är investerare eller aktieägare, och om relevant, för särskilda företagsdokument, så länge som ISS existerar som företag. 

Om dina personuppgifter utgör en del av finansiella poster sparar vi vanligtvis dina personuppgifter i upp till sju (7) år från räkenskapsårets slut som är relaterade till de finansiella posterna, eller under längre perioder som kan krävas i enlighet med tillämpliga regelverk. 

Om du har samtyckt till att ta emot direkt marknadsföring på elektronisk väg är vi skyldiga att spara dina personuppgifter i upp till två (2) år från det att du har tagit tillbaka ditt godkännande, för att uppfylla tillämpliga regelverk gällande spam. 

Om du är en användare av vår webbplats, vänligen se lagringsperiod för cookies ovan. 

Om du är en nuvarande eller potentiell kund eller leverantör kommer vi vanligtvis att spara dina personuppgifter i upp till fem (5) år efter vår senaste interaktion med dig. 

Vi vidtar rimliga åtgärder för att radera eller permanent anonymisera alla personuppgifter efter att de inte längre kan användas i enlighet med denna integritetspolicy. 

Vi vidtar rimliga åtgärder för att säkerställa att du kan nyttja dina dataskyddsrättigheter. Om inte annat anges i särskild dataskyddslagstiftning har du följande rättigheter: 

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och få en kopia av dessa. Du har även rätt att korrigera de personuppgifter vi hanterar och rätt att radera dessa. Du kan invända mot vår hantering av dina personuppgifter, inklusive vår hantering av dina personuppgifter för direkt marknadsföringsändamål, eller be oss att begränsa vår hantering. Vidare kan du i vissa fall begära att få en kopia av dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt, och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa uppgifter till annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Om hanteringen av dina personuppgifter enbart bygger på ditt samtycke kan du när som helst dra tillbaka ditt samtycke. Observera att detta inte påverkar vår hantering av dina personuppgifter innan ditt samtycke togs tillbaka. 

Om du har några frågor gällande denna integritetspolicy eller om du vill utöva dina dataskyddsrättigheter, vänligen skriv till vår Group Data Protection Officer: 

- Adress: Group Data Protection Manager, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Danmark 

- E-post: dpm@group.issworld.com 

Du debiteras inte för att utöva din dataskyddsrätt. Du kan dock komma att debiteras för ytterligare kopior av dina personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslag. 

Innan vi svarar på en begäran från en person (registrerad) måste vi bekräfta identiteten på den som efterfrågar detta. Av den anledningen måste begäran kompletteras med relevant information som ISS behöver för att kunna identifiera dig och hantera din begäran. Vi kommer att vidta rimliga åtgärder, vid behov, för att säkerställa att personuppgifterna korrigeras eller raderas, meddela dig om korrigering/radering, och även meddela övriga mottagare av personuppgifter när vi är skyldiga att göra så enligt gällande dataskyddsbestämmelser. 

Det kan uppkomma situationer då vi måste neka en begäran om korrigering eller radering. I sådana fall kan du begära att vi inkluderar en sammanställning med de personuppgifter som du ville korrigera eller radera. 

Vi hanterar och svarar på din begäran utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter inom en (1) månad från mottagandet av begäran, såvida vi inte har rätt att förlänga svarsperioden enligt gällande dataskyddslagar. Vid eventuell förlängning kommer vi att informera dig om detta, och även om orsakerna till dröjsmålet. Om vi inte kan tillgodose din begäran kommer du att få en skriftlig förklaring till varför, samt information om ytterligare alternativ om du inte skulle vara nöjd med vårt svar. 

Du får gärna kontakta oss anonymt. Om du väljer att vara anonym begränsas dock våra möjligheter att hjälpa dig med de tjänster eller den information som du behöver.

Om du vill klaga på vår hantering av dina personuppgifter, vänligen kontakta koncernens dataskyddsansvarige. 

Telefon: +45 38 17 00 00 
Adress: Group Data Protection Manager, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Denmark 
E-mail till: dpm@group.issworld.com  

Du kan även vända dig till vår lokalt dataskyddsansvarige i Sverige:

E-post till: data.protection.manager@se.issworld.com

Vi gör vårt bästa för att hantera ditt klagomål så snart som möjligt. Om du är missnöjd med utkomsten av ditt klagomål kan du vidarebefordra ditt klagomål till: 

Integritetsskyddsmyndigheten 

Telefon: +46 8 657 61 00 
Adress: Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, Stockholm, Sverige 
Webbplats: https://www.imy.se/

För mer information om integritetsskydd kan du besöka Integritetsskyddsmyndighetens webbplats på https://www.imy.se/. 

Då och då kan vi granska, göra tillägg i, eller revidera vår integritetspolicy och sättet vi hanterar personuppgifter på. Vi kommer att publicera den uppdaterade integritetspolicyn på vår webbplats: www.se.issworld.com. Eventuella ändrade villkor träder i kraft från publiceringsdatum. 

Ladda ner filerna relaterade till ISS BCR-policyn (bindande företagsbestämmelser) här.

ISS BCR policy
ISS BCR Appendices 1-8

Rapportera en personuppgiftsincident här.