Vad är syftet med den här integritetsinformationen?

Den här integritetsinformationen beskriver hur dina personuppgifter behandlas när du är kandidat i en rekryteringsprocess hos ISS.

Vilka personuppgifter behandlar ISS?

Kontaktuppgifter, till exempel namn, bostadsort, e-postadress och telefonnummer. Uppgifter om karriär och utbildning, till exempel ditt cv, din anställningshistorik och dina kvalifikationer. Uppgifter om ansökan och rekryteringsprocessen, till exempel dina svar på urvalsfrågor, anteckningar från intervjuer och det registrerade utfallet. Uppgifter som tas fram av ISS eller plattformen, till exempel kompetenser som hämtas ur ditt cv, en matchningspoäng och en rangordning. Uppgifter om internet, enheter och systemanvändning, till exempel IP-adress och aktivitetsloggar. Andra personuppgifter som du själv väljer att lämna.

Varifrån kommer personuppgifterna?

Personuppgifterna kommer från dig, från de dokument du laddar upp, från en person som har rekommenderat dig eller från andra källor, bland annat allmänt tillgängliga källor.

Varför behandlar ISS personuppgifterna och med vilken rättslig grund?

Huvudsyftet är att genomföra rekryteringsprocessen och bedöma om du är lämplig för en tjänst. Beroende på ändamålet använder ISS olika rättsliga grunder, framför allt åtgärder som vidtas på din begäran innan ett avtal ingås, fullgörande av rättsliga förpliktelser och ISS berättigade intressen. I vissa begränsade fall grundas behandlingen på ditt samtycke.

Fattas några beslut om dig automatiskt?

Beroende på tjänsten och vilka funktioner som är aktiverade kan uppgifterna i din ansökan poängsättas eller användas för att bestämma i vilken ordning rekryteraren granskar ansökningarna. En skriftlig förklaring eller sammanfattning kan också tas fram. Det är profilering. I avsnitt 7 beskrivs vad plattformen analyserar och vad den tar fram. Inga beslut om din ansökan fattas enbart genom automatiserad behandling; en människa granskar och beslutar.

Vem tar emot personuppgifterna?

För att uppnå ändamålen med behandlingen kan ISS lämna ut personuppgifter till SmartRecruiters i egenskap av vårt personuppgiftsbiträde och till de underbiträden som SmartRecruiters anlitar, till andra bolag inom ISS-koncernen, till de leverantörer som anges i avsnitt 8 och till myndigheter när lagen kräver det.

Kommer personuppgifterna att överföras till ett land utanför EU/EES?

Plattformen driftas inom Europeiska unionen och den driftplats som avtalats för ISS är Frankfurt i Tyskland. Ett begränsat antal leverantörer som används för vissa funktioner är etablerade utanför EU/EES. En sådan överföring ändrar inte vårt åtagande att skydda dina personuppgifter, och den omfattas av lämpliga skyddsåtgärder.

Hur länge sparar ISS personuppgifterna?

ISS sparar personuppgifter så länge det behövs för att uppnå ändamålet. Som huvudregel sparas ansökan från en kandidat som inte anställs i 2 år från det att rekryteringsprocessen har avslutats.

Vilka rättigheter har du?

Som registrerad har du flera rättigheter, framför allt rätt att få tillgång till dina personuppgifter och rätt att få dem raderade.

3.2 Uppgifter som vi ber om senare i rekryteringsprocessen

Under rekryteringsprocessens gång kan vi be dig om ytterligare uppgifter som behövs för den tjänst du övervägs för. Vi ber bara om uppgifter som är relevanta för tjänsten. Om du erbjuds tjänsten skickar vi dig ett formulär via plattformen där du fyller i de uppgifter som behövs för att upprätta ditt anställningsavtal och som vi inte redan har, till exempel din adress och ditt personnummer. Om du tackar ja förs uppgifterna över till din personalakt och omfattas från anställningstidpunkten av den integritetsinformation som gäller för anställda. Om du inte tackar ja sparas och raderas uppgifterna enligt avsnitt 9.

3.3 Särskilda kategorier av personuppgifter

ISS ber dig inte om personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening, och inte heller om uppgifter om hälsa, sexualliv eller sexuell läggning eller om genetiska eller biometriska uppgifter. Ta inte med sådana uppgifter i din ansökan. Observera att ett fotografi i ett cv indirekt kan avslöja sådana uppgifter. Du behöver inte bifoga något foto. Om din ansökan ändå innehåller särskilda kategorier av personuppgifter behandlar ISS dem endast när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, i enlighet med artikel 9.2 f i GDPR. Om du ber oss att anpassa rekryteringsprocessen på grund av en funktionsnedsättning eller ett hälsotillstånd, till exempel inför en intervju eller ett test, hanteras din begäran av den lokala rekryteringsavdelningen utanför plattformen. Vi använder uppgifterna enbart för att göra anpassningen, och bara de som behöver uppgifterna för att ordna anpassningen kan se dem. Vi gör detta för att fullgöra våra skyldigheter enligt arbetsrätten och diskrimineringslagstiftningen (artikel 9.2 b i GDPR).

I slutet av rekryteringsprocessen kan ISS ta referenser för den tjänst du övervägs för. Vi informerar dig innan det sker och kontaktar bara de referenspersoner som du har lämnat eller godkänt. Referenstagningen görs via tjänsten Refensa, som tillhandahålls av Talentech AB och är integrerad med plattformen. Resultatet av referenstagningen registreras i plattformen. Vi behandlar dessa uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att kontrollera uppgifter som är relevanta för tjänsten. Uppgifterna sparas lika länge som din ansökan, enligt avsnitt 9.

4.1 Om du rekommenderar en kandidat till ISS

Det här avsnittet riktar sig till dig som lämnar uppgifter om någon annan i stället för att själv söka en tjänst. När du lämnar en rekommendation samlar vi in ditt namn och dina kontaktuppgifter, din relation till den person du rekommenderar, eventuella kommentarer som du väljer att lägga till om personen och din bekräftelse på att du har personens tillåtelse att lämna uppgifterna till oss. Vi använder uppgifterna för att ta emot och följa upp rekommendationen, kontakta dig om den och registrera varifrån en kandidats uppgifter kommer. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att ta emot och hantera rekommendationer (artikel 6.1 f i GDPR). Det är frivilligt att lämna uppgifterna, men vi kan inte ta emot en rekommendation utan ditt namn, dina kontaktuppgifter och din bekräftelse på att du har kandidatens tillåtelse. Dina uppgifter är synliga för de medarbetare hos ISS som hanterar rekryteringen och lagras i den plattform som beskrivs i avsnitt 8. Vi sparar dem lika länge som vi sparar uppgifterna om den kandidat du har rekommenderat, enligt avsnitt 9. Den person du rekommenderar informeras om att vi har fått personens uppgifter från någon annan och kan fråga oss varifrån uppgifterna kommer. Dina rättigheter som registrerad, inklusive rätten att invända mot behandling som grundas på vårt berättigade intresse, beskrivs i avsnitt 11 och gäller dina egna personuppgifter.

5.1 Användning av dina personuppgifter för att utveckla och förbättra plattformen

ISS tillåter inte att kandidaters personuppgifter används för att träna eller på annat sätt förbättra de AI-modeller som används i plattformen. Vi använder dina personuppgifter endast för de ändamål som anges i avsnitt 5.

7.2 Vad detta innebär för beslut om dig

ISS fattar inte beslut om din ansökan som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig i den mening som avses i artikel 22.1 i GDPR. En människa granskar och beslutar. Om du har frågor om hur AI-funktionerna har använts i din ansökan, eller om du anser att en poäng, sammanfattning eller rangordning inte återspeglar din ansökan korrekt, kan du be om en förklaring och be att en rekryterare granskar din ansökan på nytt. Använd i så fall kontaktuppgifterna i avsnitt 11.

Om inte en längre lagringstid krävs enligt lag eller du har samtyckt till en längre lagringstid gäller följande:

Om du inte anställs sparar ISS din ansökan och dokumentationen av urvalet i 2 år. Tiden räknas från det att rekryteringsprocessen avslutas – det vill säga när du anställs, får avslag, drar tillbaka din ansökan eller tas bort från tjänsten – och inte från den dag du sökte. Uppgifterna sparas under den tiden så att ISS kan bemöta en eventuell invändning mot beslutet. Om du lämnar en spontanansökan till vår talangpool sparar ISS din profil i 1 år från den dag du lämnade ansökan och raderar den därefter, om du inte förnyar ditt samtycke. Om du har samtyckt till att bli övervägd för framtida lediga tjänster sparar ISS din profil i 1 år från den dag profilen lades till i ett talangnätverk och raderar den därefter, om du inte förnyar ditt samtycke. Om du anställs finns dina ansökningsuppgifter kvar i plattformen under den tid som anges ovan så att urvalet kan dokumenteras, och en kopia av relevanta ansökningsuppgifter förs över till din personalakt. Från anställningstidpunkten gäller den integritetsinformation för anställda som omfattar din personalakt. Om du påbörjar en ansökan på vår karriärsida men inte skickar in den sparar vi inte de uppgifter du har fyllt i. Om du påbörjar en ansökan via chattassistenten men inte slutför den sparas samtalet, inklusive de uppgifter du har lämnat, på det sätt som beskrivs nedan för samtal med chattassistenten. Om du godkände påminnelser när du började kan vi påminna dig via sms eller andra godkända meddelandekanaler om att slutföra ansökan. Dina samtal med chattassistenten sparas i 53 veckor från dagen för samtalet. Det gäller oavsett om du sedan skickar in en ansökan eller inte och styrs av en annan inställning än lagringstiderna ovan. När rekryterare eller rekryterande chefer använder plattformens assistent för att ställa frågor om ansökningar kan deras samtal med assistenten innehålla uppgifter om dig. Den text som assistenten tar fram sparas i 30 dagar. Det som plattformen tar fram om dig – din matchningspoäng, den skriftliga sammanfattningen av din profil och din placering i en rangordning av urvalssvar – sparas lika länge som den ansökan det hör till och raderas när ansökan raderas, med det undantag som beskrivs nedan. När en lagringstid löper ut tas uppgifterna bort från plattformen. Tekniska poster i matchningsfunktionen, som lagras i pseudonymiserad form, raderas inom 60 dagar. Till dess är de fortfarande personuppgifter, och dina rättigheter enligt avsnitt 11 gäller för dem. Sammanställd statistik om rekryteringsprocessen som inte kan kopplas till dig kan sparas. Observera att lagringstiden kan förlängas till dess att en tvist har lösts, om en tvist uppstår eller sannolikt kommer att uppstå och i den mån tillämplig lag tillåter det. ISS vidtar alla rimliga åtgärder för att se till att felaktiga personuppgifter rättas eller raderas utan onödigt dröjsmål. Meddela oss om de personuppgifter du har lämnat ändras, om ISS inte rimligen själv kan inse att de behöver uppdateras.

Integritetsinformation för kandidater

SAMMANFATTNING

ISS integritetsinformation för kandidater

Den här integritetsinformationen om behandling av kandidaters personuppgifter (”integritetsinformationen”) beskriver hur dina personuppgifter behandlas i samband med att du söker eller övervägs för en tjänst hos ISS Facility Services AB, Årstaängsvägen 21 B, 117 60 Stockholm, Sverige, organisationsnummer 556410-3280 (”ISS”, ”vi”, ”oss” och ”vår”), och vilka rättigheter du har i fråga om behandlingen enligt förordning (EU) 2016/679 (dataskyddsförordningen, ”GDPR”) och annan tillämplig lagstiftning.

Integritetsinformationen gäller rekrytering som genomförs av ISS Facility Services AB. Varje ISS-bolag ansvarar för de rekryteringar det genomför. Av den integritetsinformation som länkas från platsannonsen eller ansökningssidan framgår vilket ISS-bolag som ansvarar för rekryteringen. Om du är osäker på vilket bolag det är kan du kontakta oss (se avsnitt 11). Om vi ger dig särskild integritetsinformation för ett visst ändamål kompletterar den denna integritetsinformation och har företräde i den fråga den gäller.

Web_Desktop-2026_ISS_Bygningsstyrelsen_workplace 121219 (8)

1. Definitioner

Personuppgiftsansvarig:
den fysiska eller juridiska person, offentliga myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. För den behandling som beskrivs i denna integritetsinformation är ISS Facility Services AB personuppgiftsansvarig.

Kandidat:
registrerad – varje person som söker en tjänst hos ISS, som identifieras och kontaktas av en rekryterare hos ISS, som rekommenderas till ISS av någon annan eller som samtycker till att bli övervägd för framtida lediga tjänster. Den som anställs av ISS omfattas från anställningstidpunkten av den integritetsinformation som gäller för anställda.

Rekryteringsprocessen:
perioden från det att ISS först tar emot eller samlar in dina personuppgifter i samband med en ledig tjänst till dess att du anställs, får avslag, drar tillbaka din ansökan eller tas bort från tjänsten.

Personuppgifter:
varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person; en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras, särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikatorer.

Personuppgiftsbiträde:
en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. För den behandling som beskrivs i denna integritetsinformation är SmartRecruiters personuppgiftsbiträde åt ISS.

Mottagare:
en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ till vilket personuppgifterna lämnas ut.

Plattformen:
den rekryteringsplattform från SmartRecruiters som ISS använder för att administrera rekryteringsprocessen, inklusive de funktioner som finns i den.

Talangpool:
en del av plattformen där vi sparar din profil om du, med ditt samtycke, lämnar en spontanansökan utan att söka en viss tjänst, så att vi kan överväga dig för lediga tjänster och kontakta dig om dem.

Talangnätverk:
grupper kopplade till en viss typ av tjänst eller ort. En rekryterare eller rekryterande chef kan flytta din profil till ett talangnätverk om du har samtyckt till att bli övervägd för framtida lediga tjänster, antingen när du sökte en tjänst eller genom en spontanansökan till vår talangpool.

2. Vem integritetsinformationen gäller

Integritetsinformationen gäller dig om du:

söker en tjänst hos ISS, via vår karriärsida, chattassistenten eller en jobbsajt;
kontaktas eller läggs in i våra system av en rekryterare hos ISS utifrån uppgifter som finns på annat håll, till exempel en offentlig yrkesprofil;
rekommenderas till oss av någon annan, oavsett om du kände till rekommendationen när den lämnades; eller
samtycker till att bli övervägd för framtida lediga tjänster, antingen när du söker en tjänst eller genom en spontanansökan till vår talangpool.

3. Kategorier av personuppgifter

ISS behandlar följande kategorier av personuppgifter om kandidaten under rekryteringsprocessen:
Allmänna uppgifter och kontaktuppgifter: förnamn, efternamn, bostadsort, telefonnummer och e-postadress.

Uppgifter om karriär och utbildning: ditt cv, om du lämnar ett, och dess innehåll, till exempel anställningshistorik, tidigare arbetsgivare och anställningsperioder, utbildning, examina, certifieringar, yrkeskvalifikationer, kompetenser och språkkunskaper, samt en länk till din LinkedIn-profil, om du lämnar en.

Uppgifter om ansökan och rekryteringsprocessen: dina svar på urvalsfrågor, när du kan börja, löneanspråk om vi frågar efter det, information och anteckningar från intervjuer, återkoppling, ansökans status, uppgifter om intervjubokning, hur du fick kännedom om tjänsten och det skäl som registrerats för utfallet.

Uppgifter om rekommendationer: om någon har rekommenderat dig till oss, de uppgifter om dig som den personen har lämnat, inklusive eventuella fritextkommentarer om din lämplighet, samt att och när rekommendationen lämnades.

Kommunikationsuppgifter: meddelanden som utväxlas med oss via plattformen, inklusive e-post och, om du har lämnat ett mobilnummer och valt den kanalen, sms eller andra godkända meddelandekanaler, samt innehållet i dina samtal med vår chattassistent.

Uppgifter som tas fram av ISS eller plattformen: kompetenser och egenskaper som automatiskt hämtas ur de dokument du laddar upp; om ditt cv eller din arbetslivserfarenhet finns tillgänglig, en matchningspoäng som visar hur väl din profil stämmer överens med tjänsten; en skriftlig sammanfattning av din profil som förklarar poängen; och en bedömning av dina svar på urvalsfrågorna mot tjänstens kriterier. Dessa tas fram genom automatiserad analys av de uppgifter du lämnar. I avsnitt 7 förklaras vad det innebär för hur beslut om dig fattas.

Uppgifter om internet, enheter och systemanvändning: IP-adress, information om enhet och webbläsare, inloggnings- och aktivitetsloggar i plattformen samt kakor (se den separata informationen om kakor på vår karriärsida).

Övrigt: andra personuppgifter som du själv väljer att lämna till ISS under rekryteringsprocessen.

4. Varifrån personuppgifterna kommer

ISS samlar in eller tar fram personuppgifter om kandidaten:

direkt från dig, när du söker en tjänst eller kommunicerar med oss;
genom automatisk extrahering från de dokument du laddar upp, med hjälp av en tjänst för cv-tolkning;
från det konto i ett professionellt nätverk eller socialt medium som du använder för att logga in eller förifylla din ansökan, om vår karriärsida erbjuder den möjligheten. Vi får då bara de grundläggande profiluppgifter som du godkänner att leverantören delar med oss, till exempel namn, e-postadress och telefonnummer. Vi har ingen annan åtkomst till ditt konto;
från allmänt tillgängliga källor, när en rekryterare hos ISS identifierar dig som en möjlig kandidat och lägger in dig i våra system;
från en person som har rekommenderat dig, oavsett om personen är anställd hos ISS eller inte, eller från ett rekryteringsföretag som anlitas av oss; och
från en nuvarande medarbetare hos ISS som känner till din yrkesbakgrund, när vi ber medarbetaren bedöma din lämplighet.

Om vi får dina personuppgifter från någon annan än dig, det vill säga från en allmänt tillgänglig källa, från en person som har rekommenderat dig eller från ett rekryteringsföretag, informerar vi dig inom en rimlig tid och senast inom en månad från det att vi fick uppgifterna. Om vi kontaktar dig dessförinnan informerar vi dig senast vid den första kontakten. Av meddelandet framgår också att du har rätt att invända mot behandlingen och hur du gör det. Du kan när som helst fråga oss varifrån dina personuppgifter kommer.

Om vår karriärsida erbjuder dig möjlighet att logga in eller förifylla din ansökan med ett konto i ett professionellt nätverk eller socialt medium är det helt frivilligt att använda den, och du kan alltid fylla i dina uppgifter själv i stället. Om du använder den kommer du till leverantörens webbplats och ombeds godkänna att ett begränsat antal uppgifter delas med oss, vanligtvis namn, e-postadress och telefonnummer. Vi får bara det du godkänner. Vi har ingen åtkomst till ditt konto och får inga ytterligare uppgifter från leverantören. Kontrollera att förifyllda uppgifter är korrekta och aktuella innan du skickar in din ansökan.

Om en nuvarande medarbetare hos ISS har arbetat eller studerat med dig eller på annat sätt känner till din yrkesbakgrund kan vi be medarbetaren bedöma din lämplighet för tjänsten. Vi registrerar bara en sådan bedömning om den är relevant för den tjänst du övervägs för. Bedömningen ingår i de personuppgifter vi har om dig, och du kan begära en kopia av den enligt avsnitt 11.

Vissa personuppgifter tas fram eller skapas av ISS eller plattformen under rekryteringsprocessen.

5. Ändamål och rättslig grund för ISS behandling av personuppgifter

ISS använder olika rättsliga grunder när kandidaters personuppgifter behandlas. Grunderna sammanfattas nedan, och de ändamål som varje grund används för framgår av tabellen.

Åtgärder innan avtal ingås och avtal: när behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås eller för att fullgöra ett avtal med dig;
Rättslig förpliktelse: när det finns en rättslig förpliktelse att behandla personuppgifterna för det aktuella ändamålet;
Berättigat intresse: när behandlingen inte är strikt nödvändig för att vidta åtgärder innan avtal ingås eller för att fullgöra en rättslig förpliktelse, men ISS har ett berättigat intresse, beroende på fallet av att bedöma kandidater på ett enhetligt sätt, tillsätta lediga tjänster, skydda sin rättsliga ställning och skydda sina system;
Samtycke: när du har lämnat ditt samtycke till ett specifikt och frivilligt ändamål.

6. Lämnande av personuppgifter

Beroende på omständigheterna och det specifika ändamålet med behandlingen kan det att du lämnar personuppgifter vara:

en förutsättning för att du ska kunna övervägas för en tjänst, i regel när det gäller de personuppgifter som behövs för att identifiera dig och bedöma din lämplighet;
ett lagstadgat krav, i regel för behandling som grundas på en rättslig förpliktelse, till exempel krav på arbetstillstånd;
frivilligt, i regel för behandling som grundas på ditt samtycke och för ytterligare uppgifter som du väljer att lämna.

När du söker en tjänst framgår det av ansökningsformuläret vilka uppgifter som är obligatoriska; du kan inte skicka in ansökan utan dem. Om vi ber dig om ytterligare uppgifter senare i rekryteringsprocessen (se avsnitt 3.2) talar vi om för dig då om uppgifterna är obligatoriska och vad som händer om du inte lämnar dem. Om du nekar till eller återkallar ett samtycke till ett frivilligt ändamål påverkar det inte din ansökan.

7. Automatiserat beslutsfattande och profilering

ISS använder profilering i den mening som avses i artikel 4.4 i GDPR: dina personuppgifter utvärderas automatiskt för att bedöma aspekter som rör din arbetsprestation, och utvärderingen uttrycks som en poäng, en rangordning och en skriftlig sammanfattning av din profil. I avsnitt 7.1 beskrivs de funktioner som utför detta.

Plattformen innehåller AI-funktioner som analyserar dina personuppgifter automatiskt. Alla funktioner används inte för varje tjänst. Beroende på tjänsten kan de användas för att:

besvara dina frågor om ISS och vår rekryteringsprocess och hjälpa dig att skicka in din ansökan, på vår karriärsida och, om du har valt den kanalen, via sms eller andra godkända meddelandekanaler;
bedöma dina svar på de urvalsfrågor som har ställts för tjänsten. Frågorna skrivs av rekryteraren eller föreslås av plattformen och godkänns av rekryteraren, och rekryteraren bestämmer hur mycket varje fråga ska väga;
jämföra ditt cv eller din arbetslivserfarenhet, om den finns tillgänglig, med tjänstens krav och ta fram en matchningspoäng och en skriftlig sammanfattning av din profil; och
hjälpa rekryterare och rekryterande chefer med deras frågor om de ansökningar de har framför sig och med nästa steg i rekryteringsprocessen.

Funktionerna använder uppgifterna i din ansökan och beskrivningen av och kraven för tjänsten. De används bara på ansökningar till en specifik tjänst. De används inte för att söka efter eller matcha kandidater i vår talangpool eller våra talangnätverk mot andra lediga tjänster. Om du använder chattassistenten sparas samtalet enligt avsnitt 9. Uppgifter som du lämnar till chattassistenten för din ansökan blir en del av ansökan. Om chattassistenten inte kan besvara en av dina frågor visas frågan för de medarbetare hos ISS som hanterar rekryteringen; frågor som den besvarar utifrån vår allmänna information visas inte. I ISS AI-information för kandidater beskrivs närmare vad varje funktion gör, vilka uppgifter den använder och vad den tar fram. När du skickar in din ansökan får du en länk till AI-informationen.

Inget svar som du ger på en urvalsfråga leder till att din ansökan automatiskt tas bort från processen. En rekryterare ser dina svar och beslutar. Rekryterare kan titta på kandidater som plattformen inte har lyft fram, bortse från en poäng eller rangordning och komma fram till en annan slutsats. Poängen, rangordningen och sammanfattningen är underlag som rekryteraren tar hänsyn till; de är inte beslutet. Du kan begära att få ta del av den matchningspoäng och profilsammanfattning som finns om dig och en förklaring av vilken roll de har haft för utfallet av din ansökan genom att använda kontaktuppgifterna i avsnitt 11.

8. Mottagare av personuppgifter och överföringar till andra länder

Inom ISS har följande tillgång till dina personuppgifter:

rekryterare och medarbetare inom People & Culture (HR) hos ISS som arbetar med alla bolagets lediga tjänster;
de rekryterande chefer som ansvarar för de tjänster du har sökt;
ett fåtal lokala administratörer av plattformen hos ISS; och
ett begränsat antal centrala administratörer av plattformen inom ISS-koncernen som konfigurerar och ger support för plattformen för vår räkning.

Tillgången till profiler i vår talangpool och våra talangnätverk är begränsad till behöriga medarbetare, utifrån deras behörigheter.

Utanför ISS lämnar ISS ut, eller kan ISS lämna ut, personuppgifter till följande kategorier av mottagare för att uppnå de nödvändiga ändamålen med behandlingen:

SmartRecruiters Ltd, i egenskap av vårt personuppgiftsbiträde och leverantör av plattformen, och de underbiträden som SmartRecruiters anlitar. De underbiträden vars behandling direkt påverkar hur din ansökan hanteras anges nedan; övriga underbiträden stödjer driften av plattformen och beskrivs per kategori;
andra bolag inom ISS-koncernen, om en tjänst som du har sökt tillsätts i samarbete med ett annat ISS-bolag, eller om vi delar din profil med ett annat ISS-bolag på din begäran eller med ditt samtycke;
Talentech AB, som tillhandahåller tjänsten Refensa för referenstagning (se avsnitt 3.4), i egenskap av personuppgiftsbiträde åt ISS;
leverantörer av tester och bedömningsverktyg, när du ombeds genomföra ett test. Vi lämnar då de kontaktuppgifter som behövs för att du ska kunna få tillgång till testet. Av inbjudan till testet framgår vilken leverantör som genomför det;
centrala och lokala myndigheter, när ISS enligt lag är skyldigt att lämna ut personuppgifterna; och
en köpare eller efterträdare och dess rådgivare, om ISS genomgår en omorganisation, fusion eller överlåtelse av hela eller delar av sin verksamhet, och då endast i den utsträckning som är nödvändig för transaktionen.
leverantörer av e-post- och meddelandetjänster, så att vår korrespondens når dig;
leverantörer av maskinöversättning, när innehåll görs tillgängligt för dig på ett annat språk;
leverantörer av drift-, lagrings- och databastjänster för plattformen;
leverantörer av tjänster för säkerhet, skydd mot botar och förebyggande av bedrägerier;
leverantörer av tjänster för övervakning, loggning och teknisk support;
leverantörer av analys och mätning av produktanvändning;
leverantörer av distribution av platsannonser och samarbete med rekryteringsföretag, när en tjänst publiceras via externa jobbsajter eller ett externt rekryteringsföretag anlitas.

Följande kategorier av underbiträden stödjer driften av plattformen:

Plattformen driftas inom Europeiska unionen och den driftplats som avtalats för ISS är Frankfurt i Tyskland. Personuppgifter som behandlas av matchningsfunktionen lagras i Frankfurt och personuppgifter som behandlas av den konversationsbaserade AI:n i Dublin. Teknisk support för kärnplattformen ges från EU. Ett begränsat antal leverantörer som används för vissa funktioner, framför allt för leverans av meddelanden och hantering av supportärenden, är etablerade utanför EU/EES eller behandlar personuppgifter utanför EU/EES. Vissa av de leverantörer som anlitas för driften av plattformen har tekniska supportteam utanför EU/EES.

Om dina personuppgifter överförs utanför EU/EES ändrar det inte vårt åtagande att skydda dem enligt denna integritetsinformation. Överföringar inom ISS-koncernen omfattas av de bindande företagsbestämmelser (BCR) som har antagits av ISS A/S och dess deltagande koncernbolag och som alltid finns tillgängliga på www.issworld.com/en/privacy-statement. När personuppgifter överförs till en mottagare utanför ISS-koncernen säkerställer ISS en adekvat skyddsnivå genom att överföra till länder som Europeiska kommissionen har bedömt har en adekvat skyddsnivå, genom att ingå Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler med mottagaren eller genom att mottagaren är certifierad enligt ramen för dataskydd mellan EU och USA (EU–US Data Privacy Framework), i förekommande fall tillsammans med kompletterande åtgärder.

9. Lagringstid och korrekta personuppgifter

Personuppgifter behandlas till dess att ändamålen med behandlingen har uppnåtts eller så länge som krävs enligt tillämplig lagstiftning. Lagringstiderna är inställda i plattformen.

Om du inte anställs sparar ISS din ansökan och dokumentationen av urvalet i 2 år. Tiden räknas från det att rekryteringsprocessen avslutas – det vill säga när du anställs, får avslag, drar tillbaka din ansökan eller tas bort från tjänsten – och inte från den dag du sökte. Uppgifterna sparas under den tiden så att ISS kan bemöta en eventuell invändning mot beslutet.
Om du lämnar en spontanansökan till vår talangpool sparar ISS din profil i 1 år från den dag du lämnade ansökan och raderar den därefter, om du inte förnyar ditt samtycke.
Om du har samtyckt till att bli övervägd för framtida lediga tjänster sparar ISS din profil i 1 år från den dag profilen lades till i ett talangnätverk och raderar den därefter, om du inte förnyar ditt samtycke.
Om du anställs finns dina ansökningsuppgifter kvar i plattformen under den tid som anges ovan så att urvalet kan dokumenteras, och en kopia av relevanta ansökningsuppgifter förs över till din personalakt. Från anställningstidpunkten gäller den integritetsinformation för anställda som omfattar din personalakt.
Om du påbörjar en ansökan på vår karriärsida men inte skickar in den sparar vi inte de uppgifter du har fyllt i. Om du påbörjar en ansökan via chattassistenten men inte slutför den sparas samtalet, inklusive de uppgifter du har lämnat, på det sätt som beskrivs nedan för samtal med chattassistenten. Om du godkände påminnelser när du började kan vi påminna dig via sms eller andra godkända meddelandekanaler om att slutföra ansökan.
Dina samtal med chattassistenten sparas i 53 veckor från dagen för samtalet. Det gäller oavsett om du sedan skickar in en ansökan eller inte och styrs av en annan inställning än lagringstiderna ovan.
När rekryterare eller rekryterande chefer använder plattformens assistent för att ställa frågor om ansökningar kan deras samtal med assistenten innehålla uppgifter om dig. Den text som assistenten tar fram sparas i 30 dagar.
Det som plattformen tar fram om dig – din matchningspoäng, den skriftliga sammanfattningen av din profil och din placering i en rangordning av urvalssvar – sparas lika länge som den ansökan det hör till och raderas när ansökan raderas, med det undantag som beskrivs nedan.

När en lagringstid löper ut tas uppgifterna bort från plattformen. Tekniska poster i matchningsfunktionen, som lagras i pseudonymiserad form, raderas inom 60 dagar. Till dess är de fortfarande personuppgifter, och dina rättigheter enligt avsnitt 11 gäller för dem. Sammanställd statistik om rekryteringsprocessen som inte kan kopplas till dig kan sparas. Observera att lagringstiden kan förlängas till dess att en tvist har lösts, om en tvist uppstår eller sannolikt kommer att uppstå och i den mån tillämplig lag tillåter det.

ISS vidtar alla rimliga åtgärder för att se till att felaktiga personuppgifter rättas eller raderas utan onödigt dröjsmål. Meddela oss om de personuppgifter du har lämnat ändras, om ISS inte rimligen själv kan inse att de behöver uppdateras.

10. Säkerhet för personuppgifter

Vi skyddar dina personuppgifter med tekniska och organisatoriska åtgärder som är lämpliga i förhållande till risken. Personuppgifterna i plattformen krypteras under överföring och i vila, och plattformen genomgår regelbundna säkerhetstester. Inom ISS krävs säker inloggning för åtkomst till plattformen. Åtkomst ges utifrån varje användares roll, tas bort när den inte längre behövs och loggas. Alla på ISS som arbetar i plattformen har utbildats i att hantera kandidaters personuppgifter.

11. Dina rättigheter som registrerad

Du har de rättigheter som beskrivs nedan, med de villkor och begränsningar som följer av tillämplig dataskyddslagstiftning. ISS vidtar rimliga åtgärder för att du ska kunna utöva dem.

Du har rätt att begära tillgång till dina personuppgifter och få en kopia av dem. Du kan också begära rättelse eller radering av dina personuppgifter och, om de rättsliga förutsättningarna är uppfyllda, begränsning av behandlingen eller dataportabilitet.

Din rätt att invända

Om vi behandlar dina personuppgifter med stöd av våra berättigade intressen, inklusive den profilering som beskrivs i avsnitt 7, kan du invända mot behandlingen av skäl som hänför sig till din specifika situation. Vi prövar din invändning i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Om behandlingen grundas på ditt samtycke kan du när som helst återkalla samtycket. Det påverkar inte behandling som har skett innan samtycket återkallades.

Om du vill utöva dina rättigheter kan du kontakta Data.Protection.Manager@se.issworld.com.

Du kan också lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar eller där den påstådda överträdelsen har ägt rum. Tillsynsmyndighet i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, telefon 08-657 61 00, e-post imy@imy.se. Kontaktuppgifter till tillsynsmyndigheterna i övriga EU/EES-länder finns på Europeiska dataskyddsstyrelsens webbplats: https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en.

12. Ändringar i denna integritetsinformation

ISS kan uppdatera denna integritetsinformation. Den aktuella versionen och dess datum anges överst, och integritetsinformationen publiceras på vår webbplats. Om en ändring väsentligt påverkar hur vi behandlar dina personuppgifter publicerar vi den uppdaterade integritetsinformationen innan ändringen träder i kraft och informerar dig direkt, om din ansökan pågår och vi har dina kontaktuppgifter.

ISS Integritetsinformation för kandidater