Allt om Facility Management

Så fungerar Facility Management

Facility Management handlar om att leda och samordna de fastighetsrelaterade stödtjänster som får en arbetsplats att fungera. Det omfattar allt från fastighetsdrift, städning och säkerhet till reception, mat och dryck och arbetsplatsutveckling.
DE_01_AussenanlagepflegeGrauflächenreinigung_ISS_FI_2017_Outotec_Facility-Management_01

Vad är Facility Management?

Facility Management (FM) är ett begrepp som används för att beskriva samordning, styrning och utveckling av de fastighetstjänster som stödjer en organisations kärnverksamhet.

I praktiken innebär det att en leverantör tar helhetsansvar för en eller flera av de tjänster som gör din arbetsplats fungerande och trivsam. Det kan röra sig om allt från daglig lokalvård och färskt kaffe i personalrummet till rätt inomhusklimat och att tekniken i konferensrummet alltid är redo att användas.

Det som skiljer FM från att köpa in enskilda tjänster är just det övergripande greppet. När en och samma leverantör har helhetsansvaret kan tjänster bättre planeras, behovsanpassas, följas upp och effektiviseras som en sammanhållen helhet. Dubbelarbete minskar, kostnaderna blir mer förutsägbara och leveranskvaliteten höjs.

Facility Management anpassas alltid efter organisationens behov, med målet att skapa en bättre arbetsplats där människor trivs och presterar.
Web_Tablet-FI_2019_Danske Bank_Facility management_03

Vad är en Facility Manager?

En Facility Manager är leverantörens förlängda arm på plats i verksamheten. Det är den person som fungerar som navet mellan kund, medarbetare och underleverantörer, med ansvar för att allt runt arbetsplatsen fungerar som det ska.

Beroende på organisationens storlek och behov arbetar en Facility Manager med exempelvis:

  • Planering och samordning av fastighetsdrift, underhåll och servicefunktioner.

  • Upphandling och uppföljning av leverantörer, för rätt kvalitet till rätt kostnad.

  • Budgetering, kostnadskontroll och ekonomisk rapportering.

  • Säkerhet och arbetsmiljö, så att lokalerna uppfyller gällande lagar och krav.

  • Stöd till ledningen i frågor som rör arbetsplatsutveckling, hållbarhet och resurseffektivisering.

För verksamheter innebär det en kontaktpunkt med överblick över samtliga stödtjänster och som snabbt kan anpassa leveransen när behoven förändras.

 
Web_Wide-Woman, phone call and happy at hotel, concierge and talk with client for booking information. Person, help desk and receptionist with teleph

Vad ingår i Facility Management?

Facility Management omfattar ett brett utbud av tjänster som tillsammans skapar fungerande, trygga och hållbara arbetsplatser. Dessa delas vanligtvis in i två huvudområden:

Mjuka tjänster (Arbetsplatstjänster)

Arbetsplatstjänster, eller mjuka tjänster, handlar om allt det som påverkar människors vardag direkt. Här ingår exempelvis städning, vilket bidrar till trivsel och en professionell arbetsmiljö. Receptionstjänster är ett annat exempel, där besökare möts på ett professionellt sätt och logistik kring post- och godshantering fungerar smidigt.

Även konferens- och mötesservice ryms här, där fokus ligger på att säkerställa att lokaler och teknik är redo när de behövs. Dessa tjänster har stor betydelse för medarbetarnas arbetsupplevelse och för att skapa en positiv bild av organisationen.

Hårda tjänster (Tekniska tjänster)

De tekniska tjänsterna, ibland också kallad Hårda tjänster, utgör grunden för att byggnader och anläggningar ska fungera som de ska. Här ingår fastighetsdrift och underhåll, installation och service av el-, värme-, kyl- och ventilationssystem samt system för vatten och avlopp. Säkerhetslösningar som brandlarm, passerkontroll och övervakning är också en central del.

En viktig del är energioptimering, där målet är att minska energiförbrukningen och sänka driftkostnaderna samtidigt som man skapar en bättre inomhusmiljö. Genom kontinuerlig driftövervakning och förebyggande underhåll kan tekniska tjänster bidra till både kostnadseffektivitet och hållbarhet, samtidigt som riskerna för driftstopp minimeras.

Skillnaden mellan Facility Services och Facility Management 

Facility Management och Facility Services är två begrepp som ibland används som synonymer och som gärna går in i varandra. Rent krasst handlar det dock om två olika nivåer av arbetsplats- och fastighetsservice.

Fördelar med Facility Management

Att arbeta strategiskt med FM innebär att tjänsterna inte ses som enskilda insatser utan som en samlad helhet, utformad för att stödja organisationens mål. Det påverkar allt från vardagen på arbetsplatsen till de stora siffrorna i bokslutet.

Fokus på kärnverksamheten

De flesta organisationer finns till för något helt annat än att sköta fastigheter och koordinera serviceleveranser. Strategisk FM lyfter bort den komplexiteten och frigör tid, energi och ledningskapacitet åt det som verksamheten faktiskt är till för.

Smartare resursanvändning

Att samla tjänster under en gemensam leverans minskar risken för dubbelarbete, parallella avtal och ineffektiva lösningar. Det blir lättare att styra resurser dit de gör mest nytta. Det är ofta här de mest konkreta kostnadsbesparingarna uppstår.

Ökad produktivitet

När tekniken fungerar, lokalerna är redo och servicen är på plats kan människor fokusera på sina arbetsuppgifter utan onödiga störningsmoment. Det låter enkelt. Men det kräver att många olika funktioner samverkar i bakgrunden, och det är precis vad strategisk FM gör möjligt.

Bättre arbetsmiljö och trivsel

Ljus, ventilation, städning, säkerhet. Sådant som människor sällan tänker på när det fungerar, men direkt märker när det inte gör det. En genomtänkt FM-leverans ser till att dessa delar hänger ihop och skapar en arbetsplats där människor trivs och mår bra.

Employer branding

Hur en arbetsplats ser ut, känns och fungerar säger något om organisationen bakom den. En välskött miljö signalerar omtanke och professionalism. Det stärker attraktionskraften och gör det lättare att rekrytera nya medarbetare och behålla dem som redan är på plats.

Hållbarhet på riktigt

Energioptimering av ventilation och belysning, klimatanpassade menyer, smartare kemikalieanvändning vid städning. FM är ofta den funktion som kan omsätta hållbarhetsmål till konkreta förändringar i vardagen, som en naturlig del av driften.

Tryggare arbetsplats

Förebyggande underhåll, fungerande brandskydd, tillförlitliga passersystem, tydliga säkerhetsrutiner. Människor ska kunna känna sig trygga på sin arbetsplats. Strategisk FM ser till att problem hanteras innan de uppstår.

Anpassat efter verkligheten

Ingen organisation ser likadan ut hela tiden. Beläggningen varierar, behoven skiftar. Strategisk FM kan anpassas: skala upp städningen en period, justera cateringen efter hur många som är på plats, förstärka säkerheten vid behov.
ISS Facility Services

Din partner inom Facility Management

Upptäck hur ISS kan hjälpa er skapa framtidens arbetsplats. Vi tar hand om era fastigheter, medarbetare och besökare genom allt från enskilda tjänster till hela leveransen via Integrerad Facility Management.
Facility Management
Läs mer om ISS

Våra tjänsteområden

Web_Desktop-Hotell

Städtjänster

 Våra städtjänster skapar en ren, hygienisk och säker arbetsmiljö. Med certifierade metoder och miljömärkta lösningar levererar vi kvalitet som stärker arbetsplatsupplevelsen och tryggheten för både medarbetare och besökare. 
Läs mer
Web_Desktop-FI_2020_Food Services_12

Mat och dryck

Vi skapar matupplevelser som förenar människor. Med hållbara koncept, lokal förankring och flexibla menyer erbjuder vi catering, restaurang- och kafélösningar som stärker gemenskap, hälsa och arbetsglädje.
Läs mer
Web_Desktop-2026_ISS_Bygningsstyrelsen_workplace 121219 (8)

Arbetsplatsutveckling

Vi hjälper er att skapa arbetsplatser som stärker välmående, samarbete och produktivitet. Genom flexibla lösningar bygger vi framtidens attraktiva arbetsplats.
Läs mer
Web_Tablet-DE_Technical Services_2023

Tekniska tjänster

Vi säkerställer att era fastigheter fungerar effektivt. Genom tekniskt underhåll, energilösningar och smarta system förlänger vi livslängden på tillgångar och minskar driftkostnaderna.
Läs mer

Trender och framtid

Facility Management befinner sig i en snabb utvecklingsfas och påverkas av förändringar i både arbetslivet och samhället i stort. De kommande åren förväntas flera trender sätta sin prägel på hur FM utformas och levereras.

Digitalisering och smarta byggnader

Teknologiska framsteg förändrar hur FM utförs. Genom IoT, sensorer och automatiserade system kan fastigheter övervakas i realtid. Det gör det möjligt att styra belysning, ventilation och energiförbrukning mer effektivt, men också att förutse och förebygga driftstörningar genom prediktivt underhåll. Dataanalys blir en nyckelfaktor som ger beslutsstöd och möjliggör optimering på detaljnivå.
Web_Tablet-2024_ISS_Data_Center_05

Hybridarbete och flexibla kontor

Hybridarbete har gått från att vara något trendigt och nytt till att vara en självklarhet. Istället för att vara den naturliga platsen för dagligt arbete blir kontoret allt mer en mötesplats för samarbete, kulturbyggande och innovation.

FM måste därför kunna anpassa lokalerna efter varierande beläggning, erbjuda flexibla lösningar och samtidigt säkerställa att arbetsplatsen är attraktiv nog för att locka medarbetare tillbaka.
webimage-ISSNL-Article-Hoe-vergroot-integrated-FM-de-flexibiliteit-van-organisaties-062024-1

Fokus på arbetsplatsupplevelse

Arbetsplatser bedöms i allt högre grad utifrån upplevelse och trivsel. I takt med att konkurrensen om de bästa medarbetarna hårdnar har arbetsplatsupplevelsen blivit en central pusselbit för bolagens möjlighet att attrahera och behålla talanger.

Facility Management har därför utvecklats från att vara ett operativt stöd till att bli en strategisk funktion som stärker engagemang, tillhörighet och produktivitet. Servicekvalitet, tillgänglighet och användarvänliga lösningar är faktorer som får ökad betydelse i framtidens FM.
Web_Desktop-Young student and adult woman working at the same desk

Hållbarhet och klimatmål

Miljö- och klimatfrågor är redan en central del av FM, men kommer att bli ännu viktigare. Organisationer förväntas bidra till nationella och globala klimatmål, vilket gör energieffektivisering, förnybar energi och minskade koldioxidutsläpp till självklara prioriteringar. Cirkulära principer, minskat matsvinn och hållbara materialval blir standard snarare än undantag.
Web_Desktop-MicrosoftTeams-image (17)